目前分類:FileMaker資料庫 (8)

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FileMaker其實是沒有燈號這樣的功能的,但是身為一個對美感有一定要求的專業人士來說,一個漂亮又簡潔的版面是必須的。如果能夠以燈號代替文字,做出清爽的視覺效果的話,那是多雅痞的一件事啊。

   

FileMaker雖然沒有燈號,但是FileMaker的欄位都有條件判斷這個功能。我們就用條件判斷來模擬燈號的效果吧。

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一般我們在薪資資料時,為了避免輸入的欄位的資料混亂不統一,我們通常會搭配「值清單」與下拉菜單來讓使用者方便填入資料。例如說我們會先建立一個學生姓名的列表,在新增考試成績時,姓名欄位我們就會用值清單搭配下拉列表來讓使用者方便輸入在學生列表中出過了的名字。但假設學生有500多位時,那下拉列表可就要捲動到天荒地老了,這就不符合實際操作了,那有沒有更方便的方式呢?

   

不知道大家有沒有看過一些餐廳的點菜系統?一家餐廳如果說有七、八十道菜時,每輸入一道菜就要重新從下拉列表中去捲動,那也太不符合時效了。餐廳的系統通常是要先點選菜品分類,然後就會在畫面上出現為數眾多的菜品的按鈕,這些按鈕都還是整整齊齊排列在畫面上的,打單的人就只要點選按鈕就可以把要點的菜加入到菜單中了,這樣點菜起來就很快了,最後再到已點的菜中去編輯數量完成點菜程序。在File Maker中有辦法實踐這樣互動方式嗎?

   

首先我們來說一下資料庫需要的架構。

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File Maker是資料庫,不是一般的網站型態,因此輸入資料時,預設都是修改即輸入。對於不懂的操作的人而言,都會很擔心不小心改到,而且改到後,還無法返回上一步,如果是數字類的資料,哪會記得住原來的數字是什麼,很容易就因此鑄下大錯,那時只能大喊「瑞凡,我回不去了!」況且很多時候只是想要瀏覽資料,滑鼠點到資料還會變成輸入型態,這對於單純瀏覽的人而言,都是一種困擾。

那麼如何設計來巧妙避免這樣的困擾呢?這就得用到多個版面來搭配應用囉。

以一個記錄「學生成績」的資料庫為例,我們有一個「學生成績」的表格。再來我們為同一個表格建立兩個頁面,一個做為純瀏覽專用,我們將版面名稱取為「學生成績瀏覽」,讓只需要瀏覽的人,可以不用顧慮不小心改到資料的問題,且不用有不小心點到輸入框的瀏覽不順感。再建立一個版面用於修改與輸入資料之用,我們將版面名稱取為「學生成績編輯」。

來到「學生成績瀏覽」版面內的所有欄位的行為標籤中的欄位輸入中的模式設定,將其中的瀏覽模式的打勾取消掉,如此可將所有欄位設定為不可輸入。

在版面的上方,我們設置一個跳轉頁面的按鈕,名稱為「編輯」。將按鈕行為設置為跳轉頁面,讓他可以跳轉到「學生成績編輯」版面。因此當使用者需要修改頁面時,就先點選「編輯」按鈕即可。

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FileMaker如何救人一命呢?

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圖片來源:http://forum.j2eemx.com

節省了工作沒效率的時間也就是讓自己的生命更精采了。
呵呵,從這樣的角度來看,也真沒錯。

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FileMaker在工具列當中其實就有一個快速搜尋欄位,可以幫助你很方便在一張表格中,不分欄位快速搜尋資料。不過如果當工具列被隱藏了,那麼就需要我們自己來做一個搜尋的工具了。

1. 創建一個搜尋字段"Search"

2. 創建一個新查找腳本。腳本內容首先「設定變數」,「指定...」中,將任意設定一個「名稱」,例如為"AAA",「值」的部份,指定為剛剛創建的搜尋字段"Search",寫法則要寫為$Search,表示為變數,而非Search這個單字。如此,這個變數會記錄"Search"字段所輸入的內容。腳本第二行添加一個「執行尋找」,指定尋找的字段要等於前面設定的變數"AAA"。並將腳本保存起來。

3. 在版面上創建一個按鈕,用來執行上述的腳本。

4. 大功告成!

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工具列是FileMaker讓使用者很方便操作資料庫的一些功能與選項。使用者可以很方便的新增/刪除記錄,快速翻閱多比記錄,查找與排序記錄,也可以很方便的利用快速搜尋來對整張表格做搜尋。但是有些時候你並不希望使用者任意的在多筆記錄之間翻轉,或是你不希望使用者可以刪除或新增記錄的。那該怎麼做呢?

你可以善用指令碼中的一個指令,隱藏工具列。

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單純的隱藏工具列,你可以使用快捷鍵Alt+Ctrl+S重新打開工具列,但將上圖中的「鎖定」打勾後,不僅工具列不出現,連指令的快捷鍵也會失效。這樣可以避免使用者,自己再打開工具列。

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Alice與Berry都是公司內的行政助理,兩人都需要維護公司內的圖書借出歸還工作。因此兩人都需要維護File Maker資料庫內的一張"圖書借還記錄表"。但因為兩人權限一樣,因此很有可能不小心改動到對方的紀錄,而都FileMaker的特性是即時保存,所以不小心改到了,忘記了原始資料是什麼,這可是大問題啊。該怎麼辦解決呢?

FileMaker預設在同一表格內的同一權限集會是一樣的,所以按照軟體本身的邏輯,是不行禁止同樣權限的人不准修改我創建的資料。不過我們可以用一點小技巧來新增幾個版面,就可以避免掉這樣的問題囉。

1. 新增一個獨立的"新增借還記錄"頁面

新增一個指令碼,裡面只要單純一行指令"關閉工具列",記得要將鎖定做勾選

以新視窗的方式來實現,

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source:http://www.filemaker.com圖片來源:http://www.filemaker.com

 

     FileMaker是一款較少為人所熟知的資料庫軟體。比起大名鼎鼎的Microsoft Office Access來說,FileMaker目前只限於一小搓人有看到他的好,他的美的私房軟體,其實非常可惜。不僅目前在網路上能找到的教學非常有限,討論區也非常的少。可以說比較集中討論的地方只有台灣區代理商的論壇而已。

      回顧我在2012年9月之後,投入研究至今,逐步認識到FileMaker的強大功能,真是有相見恨晚的感覺。往後,我會在此記錄我對於FileMaker的認識與一些實用技巧,若你有幸在此荒郊野嶺相遇,希望能有讓你找到One Piece的感覺。如果你的公司是不用遞出名片,講出名字親朋好友就知道你在哪裡工作的,那我相信你的公司應該早已E化,有自己的一套ERP系統了,你可以現在就關掉分頁離開了。但是如果你的公司是中小型企業,或你是個小小的部門主管,那麼FileMaker可能會對你有不小的幫助。特別是FileMaker的價格比起很多資料庫軟體來說,非常便宜,很適合中小企業運用到工作上。

      什麼是FileMaker?網路上可以找到很多官方的描述,不過對於完全沒接觸過的人而言,多半會看不懂到底他可以幫助我什麼。簡而言之,FileMaker就是一套封裝的很完整的資料庫軟體。讓非程式人員也能夠運用File Maker就建置出一套可多人共用的資料庫來使用。即便只是個人使用,也對日常工作與生活有很大的幫助。這時候,你一定會有一個疑問產生。我就用Excel不就好了嗎?是的,其實Excel本身也就具備了一部分的資料庫概念。不過Excel少了幾個資料庫的關鍵功能。權限管理、多人同時作業。假設有個資產管理的表格,需要多人共同維護時,大家通常都是你維護完跟我講,我再進去。很歡樂,卻不夠專業。如果你們兩個人坐在隔壁還好,如果是在辦公室兩頭,或是有十幾個人都要維護時,就很難避免弄出一大堆另存日期為檔名的檔案,搞到最後大家又要討論哪個檔案才是最新的,誰誰誰的更新要重來一次。2010版之後的Excel有共工的概念,可是實際上不那麼好用,也不會即時刷新,只能說是半調子。我也看過有高手透過巨集與VB把Excel設計到完全具備資料庫的權限功能。但對於你我凡人來說,天上的事情與我無關。最簡單對FileMaker的理解就是,當你開始覺得Excel沒辦法做到一些你或你與同事想要的功能時,那麼就可以考慮布置FileMaker了。

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