前言

團隊領導與管理課程設計安排的相當有趣,課堂上林文政教授不但藉由數次遊戲的方式,讓我們印象深刻的瞭解到管理上的一些盲點。人體照相機的遊戲讓我們知道站在員工的角度來看對於目標、方向不清的不安感,同時也體驗到相互信任的重要性。而蓋高塔遊戲則讓我們知道合作與工作分配應該怎麼進行才對。這堂課帶給了我很大的幫助。不時會自然的對照工作以來的管理經驗,並分析檢討以前的不足之處。雖我本身目前還非EMBA的正式學生,但依然感覺的到領導與管理的博大精深與奧妙之處。 課堂上還有一項有趣的人格特質分析,經由老師的授教而瞭解了這一個測驗方式。自己做完之後也對準確性深表贊同。因此,借這個機會將之套用於工作中來瞭解目前管轄的部屬狀況,並試著分析往後的溝通與作業分配對策。同時也把這個測試結果與分析對策當成作業題目,與大家一同分享。

 

組織圖

orglazation 

組織狀況說明上圖所示是我目前所帶領的團隊。不同於一般的傳統企業,我們公司強調扁平式架構,較沒有層級,部、課、組的概念。公司對於人員的實質部門劃分並不明確,所以我就被賦予的管理範圍來區分兩類體系。一為支援量產工作主體的行政體系,此類人員工作偏向輔助性質,協助技術體系的人將專案完成。除一位專案經理之外,其餘皆為基層職員,巧合的是行政體系皆為女性員工。另一為技術體系,為量產的實戰單位,幾位美術指導皆為大陸當地應屆畢業生,經過2-3年的培育而成。他們底下共用一個約50人的POOL,每位幹部同時皆帶2個以上專案,所以會因為專案的關係而與50位美術人員當中的一些人交錯配合,指導他們工作。換言之,這週A專案與a.b.c.d.e五位美術人員配合,B專案又與a.f.g.h四位美術人員配合。可能到下週A專案就會再與a.c.k.i.j等人配合。這是為了保持人員稼動率達到最有效的經濟作法,但相對在管理上面,員工因為沒有單一直屬上司,歸屬感較弱。技術體系的另外兩位技術指導則是比較單一化作業的,無管理責任。 為了分析工作內容與合作人格的關係,下面一一說明各職務的性質與工作要點。專案經理-負責與其他專案經理協調人力,控管專案進度,並與客戶對口溝通。品管人員-負責專案完成後的品質檢查,事前美術指導會訂出一個檢查標準,品管人員只需按照標準檢查。翻譯人員-負責翻譯大量的規格書與客戶往返意見,工作單純,平時多半用郵件往返,少溝通需求。美術指導-負責指導美術人員完成專案工作,把關專案品質,並負責美術人員能力提昇。技術指導-負責解決專案的技術難點,平時需針對產業新技術做研究學習。 測試結果說明測驗的結果大致上符合老師提到的一般團隊的人格分配比例。測試下來,我們的開創者很少,甚至很多人的開創與情報零分或是接近零分,而完成與執行者是最多的。一個很有趣的狀況是技術體系內的4位陸籍幹部(3位美術指導與其中一位技術指導)都是由畢業生開始在公司實習至成熟成為幹部,他們一直以來接收到的訓練與觀念也就是全力以覆、使命必達。而在此次測驗剛好也都是執行者、完成者、鞭策者的分數比例較高,其中就有三位是最高分,另一位的執行與完成也是次高分的,顯示完成任務的觀念深植在他們心中。很符合他們基層幹部的要求,也符合他們才從員工升上來沒多久的事實。而另外一位技術幹部為開創者,他是台籍幹部,也很符合台灣的幹部比較具有廣闊、豐富多元想法的特質。而實際來說技術指導正需要有開創者的能力,因為如果他們可以主動觀察發掘到各專案工作的需求,主動研究開發工具來改善專案,這才是一名優秀的技術指導,如果只會等候別人申請需求就不合格了。 行政體系這部份也是一個有趣的結果。這邊的職員皆為女性,女性一般在公司內相當重視人際關係,是否在公司內有交好的知心朋友,能否愉快與他人相處是他們第一考量,換句話說,如果要離職時,通常都是因為人際關係的原因,較少是以發展升遷的因素。從測驗的結果也顯示出他們都是較為在乎人際關係的一群人。協調與潤滑者佔較多數。

 

狀況分析與因應對策

測驗結果不見任何情報屬性的成員,我想這跟我們公司內大多數成員都是他們人生中第一份工作有較多的關係,人脈少,業界情況也較為不瞭解,而且他們不習慣也不被鼓勵對外有過多的同業交流,這是因為公司對於挖角與商業保密問題有著較多的顧慮與防範。少有開創性的角色,也是我們組織裡面的一個現象,這是因為之前對他們幾乎沒有這方面的要求,但開創性的思考模式卻對於未來的組織有著莫大的影響。這些部屬慢慢的成為幹部後,一個重要的課題就是要學習獨立去解決各種問題,而缺乏開創型思考模式或是情報型的作為,將會侷限住他們的發展與解決問題能力的養成。公司如果缺乏了變革的能力,也會喪失掉商場上的競爭力,是個值得重視的問題。 在未來的時間裡,隨著他們漸漸的成熟,公司應該會對於他們對外聯絡限制或是解決問題的作法空間上慢慢放寬。也許兩年後,再對他們測驗一次應該會有不一樣的結果。除了在硬性制度上的漸漸放寬外,還需要採取的積極作法是,漸漸放手讓他們獨立去負責與解決問題。如同老師在課堂上所說的,從指導式慢慢往推銷式、參與式,甚至授權式去移動。從中去培養出他們獨立思考,解決問題的能力。 在行政體系的部份,維持目前的人際關係導向,對他們的工作是有幫助的,可能要注意的是是否會過份為了維持人際關係而降低了對於工作品質的要求。這方面我會與他們做發展協商時,運用老師課堂上說的SMART法則來明定他們的工作目標,並經常性的約談,瞭解他們的工作狀況。 整體來說,這次的人格分析是蠻符合實際狀況的,也對於瞭解整個組織的成員屬性很有幫助。也是我領導模式或是做未來培訓規劃時的依據。另外將來有機會要舉辦正式工作之外的活動或是一些特殊專案時,也可以利用這個人格特質來分配任務,相信這會讓工作的進展較為順利。

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